L’organisation d’un mariage demande un savant équilibre entre anticipation et timing parfait. Trop tôt, et vos invités risquent d’oublier. Trop tard, et certains ne pourront pas correctement s’organiser. La question du moment idéal pour envoyer vos invitations et partager votre site web de mariage se pose alors ! Suivez notre guide pour trouver LE timing et passer cette étape en toute sérénité.
Pourquoi le timing est si important pour les invitations et le site web ?
Les invitations et le site de mariage ne sont pas de simples outils de communication. Ils vont rythmer votre organisation et marquer les étapes clés du projet, avec :
- l’annonce officielle de votre union ;
- la mise à disposition des informations pratiques (lieu, date, programme…) ;
- la gestion des réponses (RSVP) ;
- l’anticipation logistique pour vos invités (transport, hébergement, tenue…).
En d’autres termes, c’est à travers vos invitations et votre site de mariage que vos invités vont se projeter dans votre grand jour. C’est pourquoi le timing ne doit rien laisser au hasard.
Quand faut-il envoyer les « save the date » ?
Le « save the date » est une pré-invitation, que vous pouvez parfaitement envoyer sous forme digitale, afin de permettre à vos invités de bloquer la date dans leur agenda. Il ne contient donc pas encore tous les détails, mais son objectif est clair : informer tôt pour éviter les mauvaises surprises.
Dans l’idéal, envoyez vos « save the date » entre 9 et 12 mois avant le mariage. C’est un excellent timing pour les mariages à l’étranger, car les invités doivent prévoir leurs congés et, si vous les emmener à l’autre bout du monde, leurs billets d’avion. C’est aussi très utile si vous vous mariez en pleine saison estivale, une période chargée pour tout le monde.
Comment mettre en forme votre « save the date » ? Inutile de vous prendre la tête : il peut s’agir d’un simple mail, d’une petite carte électronique ou même d’une première version de votre site web de mariage en mode « teaser ».
Quand partager son site web de mariage ?
Le site de mariage est un outil très pratique pour centraliser toutes vos informations. En effet, il va bien plus loin qu’une simple invitation papier, car il peut évoluer au fil du temps et s’adapter à vos besoins (et ceux de vos invités !).
Vous pouvez le partager à peu près quand vous le souhaitez, dès que vous vous sentez prêt(e) à sauter le pas et dévoiler plus d’informations à vos invités. Cela peut donc se faire principalement à deux moments de l’organisation du mariage.
- Dès l’envoi du « save the date » : vous pouvez partager l’adresse de votre site, même si celui-ci ne contient encore que peu d’informations (date, lieu, ville, suggestions d’hébergement).
- Dès l’envoi des invitations officielles : le site va alors devenir un véritable guide interactif pour vos invités. Il pourra contenir le programme détaillé, une carte, les contacts utiles, et surtout, un formulaire de RSVP en ligne !
L’avantage d’un site de mariage : plus vous le partagez tôt, plus vous évitez le flux incessant de questions pratiques. Si vos invités ont accès à un site clair et organisé, il sera rapidement rassuré, et vous, vous aurez l’esprit libre pour vous concentrer sur d’autres aspects de votre préparation.
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Quand envoyer les invitations officielles ?
C’est LA grande question que de nombreux futurs mariés se posent, et la réponse dépend principalement du lieu de la réception.
- Pour un mariage en France : envoyez vos invitations entre 4 et 6 mois avant le mariage. Cela laisse le temps à vos invités de s’organiser sans vous mettre dans une course contre-la-montre.
- Pour un mariage à l’étranger : faites vos envois entre 6 et 8 mois avant le mariage. Même si vous avez envoyé le « save the date » bien plus tôt, le caractère officiel des invitations va leur permettre de mieux prévoir leurs billets, leur hébergement et leurs congés. Plus tôt vous les informez, plus ils auront de chances de répondre présent.
Dans vos invitations, n’oubliez pas d’inclure la date et le lieu précis, le programme (cérémonie, cocktail, dîner, brunch éventuel) et un lien vers votre site web de mariage. Avec Our Wedding Party, nous vous proposons par exemple de générer un QR code à intégrer facilement à vos faire-part et invitations pour permettre un accès simple à votre site de mariage.
Comment bien gérer les relances pour son mariage ?
Même avec le bon timing, certains invités vont certainement se faire désirer. C’est normal. Le rôle de vos invitations, et surtout de votre site de mariage, est justement de simplifier cette étape.
- Fixez une date limite de réponse claire au RSVP, par exemple 6 à 8 semaines avant le mariage.
- Programmez une relance une semaine avant cette échéance via votre site de mariage. Toutes les formules Our Wedding Party vous permettent de planifier des mails groupés en quelques clics.
- Pour les grands retardataires, vous pouvez les contacter au cas par cas de façon plus personnelle (avec un appel ou un SMS).
Parce qu’un mariage bien organisé commence par une communication bien pensée, vos invitations et votre site web doivent être soignés. Ne tardez pas trop pour les partager, et n’hésitez pas à faire quelques rappels pour que chaque invité soit le mieux informé (sans vous ajouter trop de travail !).
